Tutti i segreti per fare un buon e-mail backup

A più di cinque lustri dal suo ingresso nella scena digitali e, con alle spalle, un passato più recente che l’ha vista sopravvivere e, anzi, affermare ancora di più la sua presenza nonostante la varietà di forme di messaggistica, la cara vecchia e-mail è ancora nelle nostre vite quotidiane. Ancora oggi, è lo strumento che ci permette, al meglio, di ricevere qualcosa, ma anche di memorizzarlo e di rintracciarlo facilmente e questo anche se si tratta di un messaggio che risale a un tempo molto distante dal presente.

La sua utilità, insomma, va oltre il semplice uso della comunicazione tra individui, di sicuro rimanere lo strumento più appropriato per condividere documenti e per garantire l’ufficialità degli scambi di informazione.

Per tutte queste ragioni – e per molte altre – un sistema di archiviazione delle e-mail è fondamentale.

Che cos’è il backup delle e-mail

Questa forma di protezione dei dati opera per mezzo di un salvataggio che viene effettuato sullo stesso dispositivo, su un altro dispositivo di archiviazione, oppure direttamente online, sulla piattaforma cloud del servizio di webmail, o esterna.

In termini molto semplici, un file di backup contiene i set di messaggi che possono essere recuperati quando gli originali vengono distrutti o eliminati, in via accidentale o per via del danneggiamento dei dati o del device che li ospitava, di un furto o di un attacco di cybercrime.

Soprattutto in quest’ultima circostanza, sempre più diffusa e perpetrata con mezzi sempre più sofisticati, risulta fondamentale assicurarsi che i dati possano essere ripristinati da un backup recente.

Le piattaforme di posta elettronica più diffusa offrono già, al loro interno, funzionalità di backup delle e-mail. Tuttavia, specialmente per la corrispondenza elettronica aziendale, può essere necessario affidarsi a un’applicazione after market che possa garantire una maggiore efficienza, funzionalità più avanzate e un ulteriore livello di protezione, tutti fattori che giustificano un investimento che, in molti casi, risulterebbe di gran lunga inferiore al costo dei danni provocati dalla perdita definitiva dei dati.

Come fare il backup delle mail di Outlook

In questa panoramica sull’e-mail backup non possiamo che partire dal client di posta più diffuso, quello che porta la firma di Microsoft.

Outlook è tra i software che offrono una soluzione di archiviazione e recupero nativa che dalla sua ha, tra le altre cose, la semplicità: è sufficiente selezionare la voce Esporta dal menu File e procedere con il raggruppamento delle mail da salvare in un unico file .pst che conterrà tutti i messaggi oppure soltanto quelli della cartella selezionata. A questo punto non occorrerà altro che selezionare il luogo di destinazione – che potrà essere un dispositivo o un servizio di storage in cloud – e il gioco è fatto. Per ripristinare il file, non si dovrà far altro che ripetere gli stessi passaggi, ma partendo dalle voce Importa.

Se, su Outlook, si sta utilizzando la posta elettronica aziendale, è molto probabile che sia impostata su un Account Exchange o su IMAP. I server di questi ultimi archiviano automaticamente le e-mail, funzionalità molto utile qualora si desiderasse effettuare il backup delle cartelle dei messaggi in locale (oltre a conservarle sul server). Sarà infatti possibile spostare o eliminare automaticamente gli elementi più vecchi con AutoArchive, oppure esportare gli elementi nel file .pst da ripristinare in un secondo momento in base alle esigenze, con la procedura che abbiamo descritto poco sopra.

Come fare il backup di Apple Mail

Passando al mondo Apple, troviamo Mail, anch’essa integrata nel sistema operativo. La procedura più semplice è analoga alla corrispettiva applicazione in ambiente Windows, ma c’è un’altra possibilità che, se applicata correttamente, permette di includere il backup della posta in un processo di archiviazione, più generale perché relativo all’intero sistema. Stiamo parlando di Time Machine, funzionalità che consente di creare copie dell’intero contenuto della macchina e anche di eventuali dischi esterni, potendo selezionare anche la frequenza con le quali esse sono archiviate e ripristinarle in qualunque momento.

Come fare il backup di Aruba WebMail Classic e Smart

Il servizio è disponibile in due varianti: Classic, e Smart, più moderna e avanzata.

Nella prima tipologia di servizio messaggi e cartelle possono essere esportati e importati tramite il pannello di controllo nel formato .mbox, sia per sistemi Windows che Mac, selezionando il messaggio oppure cliccando su Altre azioni nel menu orizzontale e poi Esporta messaggio.
In entrambi i casi, i messaggi vengono salvati in locale sul proprio Pc nella cartella Download e da lì possono essere recuperati e importati nuovamente sulla webmail in caso di necessità.

La versione più evoluta permette l’esportazione dei messaggi sul server o su dispositivo fisico, i quali potranno essere salvati nei formati .eml, .mbox o .pst

Come fare il backup di Gmail

La piattaforma e-mail di Google funziona in modo leggermente diverso da quello degli altri provider perchè qui è possibile scaricare l’intero contenuto della sua suite applicativa in un unico file. Questo significa che ci sono più opzioni per il salvataggio, ma potrebbe richiedere molto più tempo.

Per iniziare il processo, occorre accedere a qualsiasi pagina web di Google e selezionare “Gestisci il tuo account Google”, dopodiché si potrà accedere alla scheda “Dati e personalizzazione”, dall’elenco sul lato sinistro della pagina o dalla schermata iniziale.

A metà della pagina si trova l’opzione per scaricare i dati, che porterà a Google Takeout. L’impostazione predefinita prevede l’esportazione dell’intero account ma, se si desidera salvare soltanto il file di posta elettronica, è possibile deselezionare tutto tranne, appunto, “posta”.

Dopo aver selezionato tutto ciò che si desidera esportare, si potrà decidere di impostare il backup in modo tale che Google salvi automaticamente i file con la periodicità desiderata, sul proprio cloud storage o inviando il file di dati via e-mail.

Una volta arrivata l’e-mail con il file di esportazione, quest’ultimo potrà essere scaricato e spostato nella cartella di backup.

Qualche altro trick

Tra le varie opzioni per esportare e importare le e-mail sia da Gmail che da Outlook e dagli altri client di posta elettronica vale la pena soffermarsi su quella che riguarda la conservazione dei messaggi mediante la loro stampa in PDF e l’inoltro all’indirizzo e-mail personale.

La prima può essere una soluzione valida quando si desidera eseguire il backup di un numero limitato di messaggi. Occorre, però, tenere conto che, in questo caso, si perderebbero gli eventuali file allegati.

Se si utilizza Gmail, esistono diverse estensioni per Chrome che consentono di esportare, scaricare o stampare i messaggi in formato PDF, anche di più email alla volta.

Un’altra idea per conservare la propria corrispondenza è quella di inoltrare le e-mail a un altro indirizzo di posta. Sia sui client che su Gmail è possibile impostare dei filtri da impostare. In questo caso l’inoltro avverrà solo per le e-mail ricevute che rispondono ai criteri inserito, quindi sarà necessario utilizzare una delle soluzioni precedenti per salvare i messaggi più vecchi (o inoltrarli tutti manualmente).

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